7 ویژگی ناشناخته گوگل درایو (Google Drive)

هرچه فایل‌های بیشتری را در Google Drive آپلود کنید، در مواقعی که به یکی از آنها نیاز دارید، باید بیشتر آنها را بررسی کنید. خوشبختانه، شما گزینه های جستجوی پیشرفته ای دارید که کار را آسان تر می کند.

یک کلمه یا عبارت کلیدی را در کادر Search in Drive در بالای صفحه اصلی وارد کنید. سپس، روی نماد Show Search Options در سمت راست کادر جستجو کلیک کنید.

گزینه های زیادی را مشاهده خواهید کرد که می توانید از آنها برای پیدا کردن فایل خود استفاده کنید. نوع فایل یا مالک را انتخاب کنید، از کلمات کلیدی درون فایل یا نام فایل استفاده کنید، مکان را انتخاب کنید، یک گزینه تغییر تاریخ انتخاب کنید، یا از یکی از فیلدهای دیگری که می بینید استفاده کنید.

“جستجو” را انتخاب کنید و سپس نتایج خود را مشاهده کنید. اگر می‌دانید یک فایل در کدام پوشه قرار دارد، می‌توانید مستقیماً در یک پوشه Google Drive نیز جستجو کنید.

پیوند مستقیم به فایل ها

یکی دیگر از ویژگی های مفید گوگل درایو دریافت لینک مستقیم به فایل شما است. شما می توانید این کار را حتی بدون باز کردن فایل انجام دهید. سپس، آن را برای دسترسی سریع یا با یک همکار در یادداشت های خود ذخیره کنید.

روی فایل کلیک راست کرده و “Get Link” را انتخاب کنید.

سپس می توانید “Copy Link” را انتخاب کنید تا پیوند را در کلیپ بورد خود قرار دهید و آن را در جایی که دوست دارید جای گذاری کنید. همچنین می توانید با وارد کردن آدرس ایمیل مخاطب خود از این کادر برای اشتراک گذاری پیوند استفاده کنید.

در پایین پنجره، از بخش دسترسی عمومی برای کنترل اینکه چه کسی می تواند فایل را با پیوند باز کند، استفاده کنید. می‌توانید «محدود شده» را انتخاب کنید تا فقط به افرادی که با آنها اشتراک‌گذاری می‌کنید اجازه دسترسی داشته باشید یا «هر کسی با پیوند» به هر کسی که روی پیوند کلیک می‌کند اجازه دهید فایل را باز کند.

کار با فایل های مایکروسافت آفیس

اگر Google Drive دارید، برای کار با فایل‌های آفیس، نیازی به داشتن مایکروسافت آفیس ندارید. ممکن است یک فایل ورد، اکسل یا پاورپوینت دریافت کنید که باید آن را مشاهده یا ویرایش کنید. می‌توانید این فایل‌ها را در برنامه Google، Docs، Sheets یا Slides مربوطه باز کنید.

علاوه بر این، می‌توانید اسناد، برگه‌ها و اسلایدها را در قالب‌های Microsoft Office بارگیری کنید.

برای باز کردن یک سند آفیس، آن را مانند هر فایل دیگری در Google Drive آپلود کنید. سپس دوبار کلیک کنید یا راست کلیک کنید، به Open With بروید و از Google Docs، Sheets یا Slides انتخاب کنید.

وقتی فایل در برنامه مربوطه باز می شود، فرمت فایل را در بالا می بینید. تغییرات شما به صورت خودکار ذخیره می شوند و سپس می توانید فایل را در قالب اصلی Office دانلود کنید.

اگر فایل Docs، Sheets یا Slides دارید که می‌خواهید در قالب Office صادر و ذخیره کنید، این کار به همین سادگی است. سند را باز کنید و به تب File بروید. به دانلود بروید و قالب را در منوی بازشو انتخاب کنید.

مدیریت نسخه های فایل

مانند به دست آوردن پیوند به فایل خود بدون باز کردن آن، می توانید نسخه های آن را مدیریت کنید. این ویژگی با فایل های PDF و Microsoft Office و همچنین تصاویر کار می کند.

روی فایل کلیک راست کرده و “Manage Versions” را انتخاب کنید.

سپس یک پنجره بازشو با هر نسخه از فایل، از جمله نسخه فعلی، خواهید دید.

همانطور که در بالای پنجره مشاهده می کنید، نسخه قدیمی ممکن است پس از 30 روز یا 100 نسخه ذخیره شده حذف شود. اگر می‌خواهید نسخه قبلی را از دست ندهید، روی سه نقطه سمت راست آن کلیک کنید و گزینه Keep forever را انتخاب کنید.

اگر نسخه جدیدتری در دستگاه خود ذخیره کرده اید که می خواهید از آن استفاده کنید، «آپلود نسخه جدید» را انتخاب کنید. سپس، فایل را جستجو کرده و «آپلود» را انتخاب کنید.

دو اقدام دیگر که می توانید انجام دهید حذف یا دانلود هر یک از نسخه هایی است که می بینید. از سه نقطه سمت راست نسخه برای انتخاب «حذف» یا «دانلود» استفاده کنید.

فعالیت، جزئیات و توضیحات یک فایل را مشاهده کنید

در حالی که ممکن است بسیار ساده به نظر برسد، امکان مشاهده فعالیت و جزئیات یک فایل ممکن است دقیقاً همان کاری باشد که باید انجام دهید. علاوه بر این، می توانید از توضیحات موجود در Google Drive برای اضافه کردن جزئیات خود استفاده کنید.

نوار کناری جزئیات را به یکی از این راه ها باز کنید:

• روی فایل کلیک راست کرده و “View Details” را انتخاب کنید.
• فایل را انتخاب کنید و روی نماد View Details (حرف کوچک “i”) در بالا سمت راست کلیک کنید.
• فایل را انتخاب کنید، روی سه نقطه در بالا کلیک کنید و “View Details” را انتخاب کنید.

سپس نوار کناری را با دو زبانه برای جزئیات و فعالیت مشاهده خواهید کرد. با جزئیات می توانید نوع فایل، اندازه، مالک، تاریخ ایجاد و موارد دیگر را بررسی کنید. با Activity، مواردی مانند زمانی که فایل آپلود شد یا زمانی که ویرایش شد را مشاهده خواهید کرد.

برای افزودن توضیحات به فایل، از تب Details در نوار کناری استفاده کنید. متن خود را در کادر توضیحات در پایین وارد کنید و Enter یا Return را بزنید. این یک راه خوب برای تمایز بین فایل هایی با نام های مشابه است.

اضافه کردن نظرات به فایل ها

یکی دیگر از ویژگی های راحت گوگل درایو، امکان افزودن نظرات به فایل ها است. این برای یادداشت هایی برای خود یا همکاران مفید است.

فایل را در حالت پیش نمایش باز کنید. می‌توانید این کار را با انتخاب فایل انجام دهید و روی نماد پیش‌نمایش (چشم) در بالا کلیک کنید یا راست کلیک کرده و «پیش‌نمایش» را انتخاب کنید.

بخشی از فایل را که می خواهید روی آن نظر بدهید انتخاب کنید و سپس نماد نظر را در سمت راست یا بالا انتخاب کنید.

نظر خود را در کادری که ظاهر می‌شود تایپ کنید و روی «Comment» کلیک کنید.

توجه داشته باشید که در صورت تمایل می توانید از نماد @ (At) برای ذکر یک همکار استفاده کنید. به عنوان یک امتیاز، شما این توانایی را دارید که نظر خود را به آن شخص اختصاص دهید. کادر Assign To را علامت بزنید و روی “Assign” کلیک کنید.

فایل ها را با دوربین دستگاه موبایل خود آپلود کنید

اگر از برنامه تلفن همراه Google Drive استفاده می کنید، یک ویژگی اضافی دارید که می تواند آپلود را آسان کند. می‌توانید از دوربین دستگاه خود برای گرفتن فایل یا موارد دیگر و آپلود آن به صورت PDF (اندروید) یا تصویر (iPhone) استفاده کنید.

در اندروید

برنامه Android Google Drive را باز کنید و روی علامت مثبت ضربه بزنید تا یک فایل آپلود شود. سپس «اسکن» را انتخاب کنید.

روی دکمه شاتر ضربه بزنید تا مورد را اسکن کنید و سپس از علامت چک برای ذخیره آن استفاده کنید. می‌توانید نماد سطل زباله را انتخاب کنید تا در صورت لزوم، اسکن را دوباره ضبط کنید. “ذخیره” را انتخاب کنید.

مکانی را برای ذخیره آن در Google Drive انتخاب کنید و سپس دوباره روی «ذخیره» ضربه بزنید. سپس فایل اسکن شده خود را به صورت PDF خواهید دید.

در آیفون

برنامه گوگل درایو آیفون را باز کنید و روی علامت مثبت ضربه بزنید تا یک فایل آپلود شود. سپس، «استفاده از دوربین» را انتخاب کنید.

برای ثبت تصویر روی دکمه شاتر ضربه بزنید و برای آپلود آن روی «استفاده از عکس» ضربه بزنید. همچنین می‌توانید «Retake» را برای گرفتن عکس در صورت نیاز انتخاب کنید.

پس از چند لحظه، تصویر خود را در Google Drive خواهید دید.

گاهی اوقات ویژگی ها واضح هستند، به خصوص اگر آنها را اغلب استفاده می کنید. اما پس از آن موارد دیگری وجود دارند که شما متوجه وجود آنها نیستید و بسیار مفید خواهید بود. امیدواریم 7 ویژگی گوگل درایو Google Drive برای شما مفید باشد.